PYTANIE NR 1 OFERENTA
Znaleźliśmy nieścisłości w budżetach w kilku działaniach, tzn. po zsumowaniu cząstkowych kosztów suma łączna jest mniejsza (w działaniach: 3b, 5d, 5e oraz w podsumowaniu budżetów wg kraju).  Pytanie, których kwot się trzymamy, bo jeżeli łącznych to prośba o skorygowanie cząstkowych.

Pakiet roboczy: 3B „WSPÓŁPRACA Z PORTALAMI I BLOGAMI TEMATYCZNYMI”

Strona 47 programu, Analiza budżetowa, poz.  „opracowanie 5 zestawów komunikacyjnych x 400 EURO, tłumaczenie i dystrybucja”

W treści programu omyłkowo zapisano 38 godzin pracy w Polsce nad przygotowaniem pakietów edukacyjnych w roku pierwszym i 38 w roku drugim, zabudżetowano natomiast 36 godzin pracy w Polsce nad przygotowaniem pakietów edukacyjnych w roku pierwszym i 40 w drugim roku kampanii.

Prosimy o dostosowanie oferty do podziału budżetu, czyli PL 36 osobogodzin pracy agencji w roku pierwszym i 40 osobogodzin pracy agencji w roku 2.

Pakiet roboczy: 5D „PRODUKCJA WIDEO”

Strona 56 programu, Rezultaty i Analiza budżetowa:

W pozycji „Rezultaty programu” omyłkowo zapisano 6 wypowiedzi ekspertów programu w roku pierwszym i zero w roku drugim, zabudżetowano natomiast w totalu 4 wypowiedzi ekspertów programu w roku pierwszym i 2 w drugim roku kampanii.

Prosimy o dostosowanie oferty do podziału budżetu, czyli 4 wypowiedzi ekspertów programu w roku pierwszym i 2 w roku drugim.

Pakiet roboczy: 5E „MATERIAŁY PROMOCYJNE”

Strona 58 programu, Analiza budżetowa:

Kwoty w kolumnach „Koszty wg rynku” pozaokrąglane zostały do liczb bezwzględnych, więc tam, gdzie są zaokrąglenia należy je pominąć. Proszę pracować na zaokrąglonych kwotach do pełnych EURO i przyjąć koszty materiałów z tabeli „SUMY CZĘŚCIOWE dla DZIAŁANIA 5e”

Łączny budżet dla DZIAŁANIA 5E: 27.166 EUR należy traktować jako ostateczny na to działanie, w tym: R1: 16.853 EURO, R2: 10.313 EURO).

PYTANIE NR 2 OFERENTA
W opisie działania 4c mamy wyemitować na ekranach LCD spot 30 sek czy 30 min?, zakładam że chodzi o sekundy ale prośba o potwierdzenie.

Pakiet roboczy: 4C „REKLAMA W PLACÓWKACH OPIEKI ZDROWOTNEJ”

Strona 50 programu, Opis działania: „Miesięczne emisje w roku 2 materiału… na ekranach…”

Nastąpił błąd w tłumaczeniu programu na język polski – w programie w języku angielskim jest „Monthly emission in year 2 of 30” video material”.

Oczywiście chodzi o 30 sekundowy film, gdyż 30-minutowy film nie miałby tu racji bytu.

PYTANIE NR 1 OFERENTA z dnia 13.02.2019
W jaki sposób Zamawiający zamierza sfinansować koszt tłumaczenia fraz i artykułów, jakie pojawią się w ramach codziennych raportów? 

Pakiet roboczy: 2A „MONITORING MEDIÓW”

Strona 40 programu, Rezultaty: „Lista fraz do monitorowania. Codzienne raporty z monitoringu.”

Założono, że proces monitoringu w Niemczech i Czechach będzie odbywać się w językach danych rynków, poddostawca w Niemczech/Czechach będzie prowadził monitoring, przygotowywał miesięczne raporty i tylko w przypadku alertu kryzysowego będzie konieczność przetłumaczenia publikacji kryzysowej.

Aktualizacja pytania z dnia 14.02.2019

Proszę o wskazanie źródła, z którego miałaby zostać sfinansowana realizacja tych działań.

Łączny budżet działania należy traktować jako ostateczny budżet na to działanie.

PYTANIE NR 2 OFERENTA z dnia 13.02.2019.
W jaki sposób Zamawiający zamierza sfinansować koszt tłumaczenia miesięcznych raportów, notek prasowych i wysyłek prasowych (na język niemiecki i czeski)?

Pakiet roboczy: 2B „BIURO PRASOWE”

Strona 41 programu, Rezultaty: „10 miesięcznych raportów z monitoringu; 4 notki prasowe na rynek przesłane online; 2 wysyłki prasowe z gadżetami przesłane pocztą”

Koszt tłumaczenia raportów zawiera się w kosztach przygotowania materiałów – raporty (executive summaries z wnioskami) powinny być przygotowane w języku danego rynku lub po angielsku i  przetłumaczone na język polski. Tłumaczenie notek przygotowanych przez Polskę zawiera się w zabudżetowanych kosztach dostosowania do danego rynku.

Aktualizacja pytania z dnia 14.02.2019

Proszę o wskazanie źródła, z którego miałaby zostać sfinansowany koszt tłumaczenia miesięcznych raportów, notek prasowych i wysyłek prasowych (na język niemiecki i czeski).

Koszt tłumaczenia raportów zawiera się w kosztach przygotowania materiałów – raporty (executive summaries z wnioskami) powinny być przygotowane w języku danego rynku lub po angielsku i  przetłumaczone na język polski. Tłumaczenie notek przygotowanych przez Polskę zawiera się w zabudżetowanych kosztach dostosowania do danego rynku.

Budżet wg rynku:

PL:                         46.700 EURO

DE:                         58.600 EURO

CZ:                         39.300 EURO

PYTANIE NR 3 OFERENTA z dnia 13.02.2019.
Czy Zamawiający podtrzymuje, iż strona internetowa ma powstać w 4 językach: PL, CZ, DE i EN?

Pakiet roboczy: 3A „STWORZENIE I AKTUALIZACJA STRONY INTERNETOWEJ”

Strona 41 programu, Opis działania: „Strona internetowa będzie dostępna w 4 językach: angielskim, polskim, czeskim i niemieckim.”

Tak, strona internetowa powinna funkcjonować w 4 językach.

PYTANIE NR 4  OFERENTA z dnia 13.02.2019.
W jaki sposób Zamawiający zamierza sfinansować koszt tłumaczenia strony internetowej (50 stron) i 10 aktualizacji na język angielski. Należy zauważyć, iż Zamawiający założył w Programie budżet na tłumaczenie na język czeski i niemiecki, zatem przewidywał na nie osobny budżet.

Pakiet roboczy: 3A „STWORZENIE I AKTUALIZACJA STRONY INTERNETOWEJ”

Strona 45 programu, Analiza budżetowa: „Opracowanie strony internetowej w 2 wersjach językowych: PL i EN.”; „Tłumaczenie strony internetowej oraz aktualizacji na język niemiecki…. Oraz język czeski…”

Jest przewidziany budżet na tłumaczenie na język czeski i niemiecki, a wersja angielska i polska powinna powstać w ramach kosztu przygotowania kontentu.

Aktualizacja pytania z dnia 14.02.2019

Proszę o wskazanie źródła, z którego miałaby zostać sfinansowany koszt tłumaczenia strony internetowej (50 stron) i 10 aktualizacji na język angielski.

Strona 45 programu, Analiza budżetowa: „Tłumaczenie strony internetowej oraz aktualizacji na język niemiecki: 2.700 EURO (tłumaczenie zawartości strony internetowej – 50 stron x 50 EUR0 + 4 aktualizacje x 50 EURO każda) oraz na język czeski. 3.000 EURO (tłumaczenie zawartości strony internetowej – 50 stron x 50 EUR0 + 4 aktualizacje x 50 EURO każda). Łącznie 5.400

PYTANIE NR 5 OFERENTA z dnia 13.02.2019
Liczba postów/publikacji w 2R – zamiast 58 66, z analizy treści wynika, iż w tym miejscu powinna zostać wpisana liczba 66.

Pakiet roboczy: 3B „WSPÓŁPRACA Z PORTALAMI I BLOGAMI TEMATYCZNYMI”

Strona 46 programu, Rezultaty: „Liczba postów/publikacji:  58 66”

Pomyłka w tłumaczeniu. Całość tekstu wskazuje, że w tym miejscu jest pomyłka

Oczywiście liczba postów/publikacji w 2R to 66.

PYTANIE NR 6 OFERENTA z dnia 13.02.2019.
Czy Zamawiający przyjmuje do realizacji oba te zadania, czy w wyniku omyłki wpisano dwa, przy czym do realizacji wskazuje ten z określonym budżetem?

Pakiet roboczy: 3B „DZIAŁANIA ONLINE I MEDIACH SPOŁECZNOŚCIOWYCH”

Strona 47 programu, Analiza budżetowa:  „Opracowanie zestawów edukacyjnych: 5 zestawów w każdym roku z tłumaczeniem na języki niemiecki i czeski”; „Opracowanie zestawów komunikacyjnych: 5 zestawów w każdym roku z tłumaczeniem na języki niemiecki i czeski” – 15.550 EUR.

Planowane jest po 5 zestawów edukacyjnych na każdy rok kampanii i zapewniony jest na to budżet zgodnie z opisem. W programie poprawiono zapis w odpowiedniej formie jego brzmienia.

PYTANIE NR 7 OFERENTA z dnia 13.02.2019.
Czy Zamawiający założył dystrybucję zestawów drogą elektroniczną czy za pośrednictwem poczty/kuriera? Czy wskazanie kosztu w ramach osobogodzin świadczy o tym, że Wykonawca będzie dystrybuował je osobiście/mailowo?

Pakiet roboczy: 3B „DZIAŁANIA ONLINE I MEDIACH SPOŁECZNOŚCIOWYCH”

Strona 47 programu, Analiza budżetowa: „…opracowanie 5 zestawów komunikacyjnych x 400 EURO, tłumaczenie i dystrybucja….”

Do bloggerów wysyłamy sety edukacyjne drogą elektroniczną.

PYTANIE NR 1  OFERENTA z dnia 14.02.2019.

Pakiet roboczy: 2C „LUNCHE PRASOWE”

Strona 43 programu, Analiza budżetowa

a.      R1 Jest napisane: „koszt 2-dniowej podróży służbowej do CZ dla 4 osób (w tym min. 1 osoby z KRD- IG): 4 x 221 EURO za hotel, 4 x 2 x 52 EURO dziennej diety, 4 x 492 EURO  transport  =  3.060” –  czy tu jest pomyłka?

 Rzeczywiście jest błąd. 

Powinno być:

Czechy:

=(4 os *1 nocleg * 120 EUR +4 os *41 dieta * 2 dni + 400 transport *4 os)*1,23 = 2.962 według obowiązujących stawek.

To daje oszczędność w wys. 98 EUR, którą należy wykorzystać na dodatkowe działania. 

b.      R2 Jest napisane: „Koszt 1 lunchu w DE: organizacja/zapewnienie obecności 16 godzin x 120 EURO = 1.920 EURO; koszt 2-dniowej podróży służbowej do DE dla 4 osób: 4 x 221 EURO za hotel, 3 x 2 x 60 EURO dziennej diety, 4 x 492 EURO transport; wynagrodzenie 2 ekspertów: 2 x 1000 EURO stałej opłaty; wynajem miejsca na lunch: 300 EURO, usługi cateringowe 15 osób x 120 EURO = 1.800 EURO. Łącznie 1 lunch w DE: 10.555 EURO.” – czy tu jest pomyłka?

NIEMCY

=(4 os *1 nocleg *150 + 4 os * 49 dieta *2 + 400 transport *4 os )*1,23 VAT = 3.188 EUR

Pozostałe koszty NIEMCY:

 – wynagrodzenie  ekspertów 2*1000 EUR

– lunch romom + catering: 300 EUR +15*120 EUR

– organizacja i zapewnienie obecności : 16*120 EUR +16 * 90 EUR

razem: 10.648 EUR

W zaistniałej sytuacji należy poczynić oszczędność na usłudze cateringowej / wynajęciu sali w wys. 93 EUR tak aby budżet całkowity nie uległ zmianie.

PYTANIE NR 2 OFERENTA z dnia 14.02.2019.

 Pakiet roboczy: 3A  „STWORZENIE I REALIZACJA STRONY INTERNETOWEJ”

Strona 45 programu, Analiza budżetowa

R1 jest napisane „3.000 EURO (tłumaczenie zawartości strony internetowej – 50 stron x 50 EUR0 + 4 aktualizacje x 50 EURO każda) – czy tu jest pomyłka?

Wg nas powinno być 50*50+4*50 = 2.700 euro

Tak, w opisie powinno być w opisie 2.700,00 EUR budżet całkowity

PYTANIE NR  3 OFERENTA z dnia 14.02.2019.

 Pakiet roboczy: 3B  „WSPÓLPRACA Z PORTALAMI I BLOGAMI TEMATYCZNYMI”

Strona 47 programu, Analiza budżetowa

a.      R1 oraz R2 jest napisane „opracowanie 5 zestawów komunikacyjnych x 400 EURO, tłumaczenie i dystrybucja:

PL 38 osobogodzin pracy agencji x 90 EURO, 

DE: 30 osobogodzin pracy agencji x 120 Euro + tłumaczenie 5 x 10 stron  x 50 EURO,

CZ: 15 osobogodzin pracy agencji x 90 Euro + tłumaczenie 5 x 10 stron x 50 EURO

= 15.550 EURO – czy tu jest pomyłka?

Tak na PL założone jest 36 godz. pracy agencji, reszta w R1 b/z

Wyjaśniając szerzej: W treści programu omyłkowo zapisano 38 godzin pracy w Polsce nad przygotowaniem pakietów edukacyjnych w roku pierwszym i 38 w roku drugim, zabudżetowano natomiast 36 godzin pracy w Polsce nad przygotowaniem pakietów edukacyjnych w roku pierwszym i 40 w drugim roku kampanii.

Prosimy o dostosowanie oferty do podziału budżetu, czyli PL 36 osobogodzin pracy agencji w roku pierwszym i 40 osobogodzin pracy agencji w roku 2.

Treść programu w ramach zmian dotyczących tej pozycji budżetowej była już zmieniana w dniu 07.02. Treść programu po zmianach zamieszczana została na stronie KRD-IG http://www.krd-ig.com.pl/zaproszeniedoskladaniaofertnawdrozenie2-letniegoprogramuinformacyjno-promocyjnegodotyczacegomiesaindyczegopnindykzeuropypodskrzydlamijakoscinarynkachpolskiniemiecirepublikiczeskiej,998,l1.htmloraz wysłana do Oferentów mailem.

b.      Uprzejmie prosimy również o informację z od jakiej kwoty liczyliście Państwo 4%.

4% założone jest od wydatków na wszystkie rynki (suma: selekcja portali, przygotowanie materiałów, dystrybucja online, płatne publikacje), poza kosztami ogólnymi (czyli 2000 EUR każdego roku kosztów ogólnych wyłączone jest z fee, bo to praca agencji wdrażającej)

PYTANIE NR 4 OFERENTA z dnia 14.02.2019.

Pakiet roboczy: 4D  „EDUKACJA MŁODYCH MATEK – PREZENTY W SZPITALACH”

Strona 52 programu, Analiza budżetowa

R1 jest napisane „przeklejanie: 32.000 x 0,36 euro x 3 = 34.440 EURO – czy tu jest pomyłka? Wg nas powinno być  32.000*0,36*3= 34.560 euro

Różnica wyniknęła z zaokrąglenia przyjętego kursu – tu jest przyjęty 0,35875;  budżet całkowity jest obowiązującą wartością (34.440 EURO)

PYTANIE NR 5 OFERENTA z dnia 14.02.2019.

Pakiet roboczy: 5D  „PRODUKCJA VIDEO”

Strona 56 programu, Analiza budżetowa

a.      R1 jest napisane:

2 filmy edukacyjne: 2 x 8.500 EURO = 17.00 EURO w R1
6 wypowiedzi ekspertów Programu 6 x 1.800 EURO = 10.800 EURO w R1
5 wywiadów z liderami opinii = 5 x 500 EUR = 2.500 EURO w R1

Dostosowania i tłumaczenia na rynki docelowe: opłaty zryczałtowane

PL 1.750 EURO,
DE 2.250 EURO,
CZ: 2.250 EURO = 6.250 EURO w R1   

12% opłata dla studia produkcyjnego: 3.954 EURO w R1

Sumy częściowe R1 36.904 EURO – czy tu jest pomyłka?

 Wg nas powinno być  17 000 € + 10 800 € + 2 500 € + 6 250 €  + 3 954 € = 40 504 €

b.      R2 jest napisane

5 wywiadów z liderami opinii = 5 x 500 EUR = 2.500 EURO w R1
Dostosowania i tłumaczenia na rynki docelowe: opłaty zryczałtowane

PL 750 EURO,
DE 1.250 EURO,
CZ: 1.250 EURO = 3.250 EURO w R1   

12% opłata dla studia produkcyjnego: 390 EURO w R1

Sumy częściowe R1 9.740 EURO – czy tu jest pomyłka?

Treść programu w ramach zmian dotyczących tej pozycji budżetowej była już zmieniana w dniu 07.02. Treść programu po zmianach zamieszczana została na stronie KRD-IG http://www.krd-ig.com.pl/zaproszeniedoskladaniaofertnawdrozenie2-letniegoprogramuinformacyjno-promocyjnegodotyczacegomiesaindyczegopnindykzeuropypodskrzydlamijakoscinarynkachpolskiniemiecirepublikiczeskiej,998,l1.htmloraz wysłana do Oferentów mailem.

Całość budżetu wygląda następująco:

c.       Prosimy tez o informację od jakiej kwoty było liczone 12%.

12% fee studia produkcyjnego jest liczone od całości kosztów, z uwzględnieniem kosztów ogólnych

d.      Niezgodność R1 i R2 wpływa tez na niezgodność w podziale budżetu między rynkami, mimo, iż ostateczna kwota (46.644 euro) nam się zgadza.

Po przeniesieniu 2 wypowiedzi ekspertów z R1 do R2 i poprawce w sumach częściowych dla rynku niemieckiego z 3.820 EUR na prawidłową wartość 3.920 EUR wszystko się zgadza.

PYTANIE NR 6  OFERENTA z dnia 14.02.2019.

Pakiet roboczy: 5E  „MATERIAŁY PROMOCYJNE”

Strona 58 programu, Analiza budżetowa

a.      R1 jest napisane „Sumy częściowe R1 16.853 EURO – czy tu jest pomyłka?

Wg nas powinno być  4 921 € + 629 € + 5 473 € + 3 817 € + 607 € + 913 € = 16 360 €

b.    R2 jest napisane „Sumy częściowe R1 10.313 EURO – czy tu jest pomyłka?

Wg nas powinno być  2 252 € + 179 € + 3 884 € + 2 976 € + 607 € + 913 € = 10 810 €

 Treść programu w ramach zmian dotyczących tej pozycji budżetowej była już zmieniana w dniu 07.02. Treść programu po zmianach zamieszczana została na stronie KRD-IG http://www.krd-ig.com.pl/zaproszeniedoskladaniaofertnawdrozenie2-letniegoprogramuinformacyjno-promocyjnegodotyczacegomiesaindyczegopnindykzeuropypodskrzydlamijakoscinarynkachpolskiniemiecirepublikiczeskiej,998,l1.htmloraz wysłana do Oferentów mailem.

Kwoty w kolumnach „Koszty wg rynku” pozaokrąglane zostały do liczb bezwzględnych, więc tam, gdzie są zaokrąglenia należy je pominąć. Proszę pracować na zaokrąglonych kwotach do pełnych EURO i przyjąć koszty materiałów z tabeli „SUMY CZĘŚCIOWE dla DZIAŁANIA 5e”

Łączny budżet dla DZIAŁANIA 5E: 27.166 EUR należy traktować jako ostateczny na to działanie, w tym: R1: 16.853 EURO, R2: 10.313 EURO).

PYTANIE NR 7  OFERENTA z dnia 14.02.2019.

Pakiet roboczy: 6A „KONFERENCJE DLA LIDERÓW OPINII”

Strona 59 programu, Analiza budżetowa

a.    R1 jest napisane „Sumy częściowe R1 52.446 EURO – czy tu jest pomyłka?

Wg nas powinno być  1 000 € + 14 196 € + 5 000 € + 10 000 € + 2 050 € + 5 000 € + 5 200 € = 42 446 €

Na organizację każdej konferencji w każdym kraju przewidziane jest wynagrodzenie  5.000 EUR, więc :

1 000 € + 14 196 € + 5 000 € + 10 000 € + 2 050 € + 3*5 000 € + 5 200 € = 52 446 € stąd dodatkowe 10.000 €

b.    R2 jest napisane „Sumy częściowe R1 33.098 EURO – czy tu jest pomyłka?

Wg nas powinno być  1 000 € + 7 098 € + 3 000 € + 7 000 € + 1 400 € + 5 000 € + 3 600 € = 28 098 €

Jw. – jest  1 000 € + 7 098 € + 3 000 € + 7 000 € + 1 400 € + 2*5 000 € + 3 600 € = 33 098 € stąd oddatkowe 5 000 €

PYTANIE NR 8  OFERENTA z dnia 14.02.2019.

Pakiet roboczy: 6B  „WARSZTATY DLA INFLUENCERÓW”

a.    R1 oraz R2 jest napisane „koszt delegacji: DE i CZ: 3 osoby (w tym 2 organizatorów z czego 1 osoba z KRD-IG, 1 osoba z podmiotu implementującego, 1 ekspert), 1 dzień: hotel 180 EUR+VAT, dzienna 1 dieta 80 EUR+VAT, transport 400

     EUR+VAT): 2.435 EURO – czy tu jest pomyłka?

Wg nas powinno być  (((180*2+80*2)*1,23)*3+(400*1,23)) = 2 411 €

Jest założone:

3 os  *1 nocleg *180 EUR *1,23 VAT + 3os * 80 EUR dieta *1,23 * 1 dzień + 400 EUR transport *3 os *1,23 VAT = 2.435

PYTANIE NR 9 OFERENTA z dnia 14.02.2019.

Czy Wykonawca będzie odpowiedzialny poprzez realizację Programu do osiągnięcia wskaźników wpływu, w szczególności wzrostu wartości produkcji? Jeżeli odpowiedź byłaby twierdząca jakie są konsekwencje nieosiągnięcia wskaźników dla Wykonawcy?

Tak, oczywiście

Program został zaakceptowany przez Komisję Europejską i obowiązuje w całości.

W przypadku niewywiązania się przez Wykonawcę z któregokolwiek z obowiązków, koszty związane z daną umową podwykonawstwa mogą zostać uznane przez Komisję Europejską jako koszty niekwalifikowane, co w konsekwencji wiąże się z korektą faktury i zwrotem środków przez OW do wysokości kosztu uznanego za niekwalifikowany.

PYTANIE NR  10 OFERENTA z dnia 14.02.2019.

Zgodnie z SIWZ całkowita wartość budżetu wskazana została w kwocie brutto. Jako podstawę do tego wskazano art 4.2.d rozporządzenia UR 2015/1829. Jednocześnie KRD-IG zamieściło w Załączniku nr 2 Szczegółową Tabelę Budżetową, w które w kolumnie B wskazano bezpośrednie koszty podwykonawstwa. Pozycja „nierefundowany VAT” wymieniona jest jednocześnie się w ostatnim zielonym wierszu (10) i wynosi tylko 25 573,52 EUR, czyli znacząco mniej niż wartość VAT, które Wykonawca wystawiać będzie na KRD-IG. 

Jednocześnie zgodnie z wzorem umowy na realizację programu dla Organizacji Wdrażających zamieszczonym na stronie KOWR koszty VAT rozliczane są w sekcji C (pozycja C3. str 15 wzoru umowy).

Prosimy o potwierdzenie, że wpisanie kosztów VAT w kolumnie B, a nie kolumnie C, jak stanowi wzór umowy zamieszczony na stronie KOWR, nie będzie stanowiło podstawy do uznania kosztów VAT za kosztów niekwalikowalny przez KWOR.

Wpisanie kosztów VAT w kolumnie B, a nie kolumnie C, nie może stanowić podstawy do uznania kosztów VAT za koszty niekwalikowalne przez KWOR, gdyż zgodnie z wytycznymi CHAFEA: 

„W przypadku nie podlegającemu odliczeniu podatku VAT, Beneficjenci (Organizacje Proponujące) mogą uwzględnić podatek VAT w budżecie. Kwota ta powinna być wskazana w szczegółowej tabeli budżetowej w ramach odpowiedniej linii działania (tj. jako łączny koszt działania + VAT) lub oddzielnie w wierszu „inne koszty kwalifikowalne”.

Zamawiający wybrał pierwszą opcję, wpisując kwotę VAT w poszczególne koszty działań.

PYTANIE NR  1 OFERENTA z dnia 18.02.2019.
Czy codzienny monitoring mediów może być przedstawiany w tygodniowych lub miesięcznych raportach zbiorczych?

Pakiet roboczy: 2A „MONITORING MEDIÓW”

Strona 40 programu, Rezultaty: „Lista fraz do monitorowania. Codzienne raporty z monitoringu.”

Codzienny raport pozwala dostrzec zagrożenie ze strony dowolnego kryzysu i szybko zareagować, z  drugiej strony daje swobodę komunikowania pozytywnego przekazu.

Tak, jak uwzględniono w  działaniu 2A monitoring powinien mieć charakter codzienny – zarówno w okresie R1, jak i okresie R2.

Jeśli chodzi o analizę monitoringu mediów – działanie 2B, BIURO PRASOWE – obowiązuje zapis o  przygotowaniu comiesięcznych raportów z monitoringu ze wskazaniem tematów, które powinny zostać podjęte w ramach przyszłych działań.

W okresie R1 – 10 miesięcznych raportów z monitoringu; R2 – 12 miesięcznych raportów z monitoringu.

PYTANIE NR 2 OFERENTA z dnia 18.02.2019.
Czy minimum jedna referencja z kampanii promocyjnej, o wartości min. 1 mln złotych brutto, obejmująca: przygotowanie kreacji, działanie BTL, kampanię internetową oraz przeprowadzenie działań o charakterze PR, musi dotyczyć rynku polskiego, żeby uznać warunek za spełniony?

SIWZ, strona 8: Spełnienie warunków potwierdzających posiadanie doświadczenia i wiedzy

Oferent powinien potwierdzić, że w ciągu ostatnich 3 lat zrealizował lub aktualnie realizuje co najmniej 2 kompleksowe kampanie promocyjne o wartości powyżej 1 mln PLN brutto każda, w tym kampanie realizowane na rynku polskim, z których każda obejmowała co najmniej: przygotowanie kreacji, kampanię internetową oraz prowadzenie działań o  charakterze PR.

Warto zauważyć, że jedna (ta sama) kampania/referencja może dokumentować więcej niż jeden punkt z wymogów.

Czyli jedna  kampania X, jeśli realizuje pkt 1, 3 i 4 pkt, może dokumentować spełnienie wymogów zawartych w tych punktach.

PYTANIE NR 3 OFERENTA z dnia 18.02.2019.
Czy podobnie jak w przypadku dokumentów z ZUS i US termin ważności tego zaświadczenie nie może być krótszy niż 3 miesiące?

Tak, zaświadczenie z banku o  posiadanych środkach finansowych lub zdolności kredytowej powinno być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem składania oferty.

PYTANIE NR  1 OFERENTA z dnia 19.02.2019.
Uprzejmie prosimy o wskazanie na jakiej podstawie Zamawiający oszacował wskaźniki zasięgu strony www (Pakiet roboczy 3A oraz 3C).

Czy liczby UU w Pakiecie roboczym 3 należy traktować łącznie (tj. 130 250 UU w  roku I oraz 150 250 uu w roku II = 280 500 UU) czy też jest to łącznie 150 250 UU pod 2 latach (w tym 130 250 UU w roku pierwszym).

Mając na względzie aktualne zainteresowanie tematami związanymi z odżywianiem oraz statystyki innych stron www o podobnej tematyce osiągnięcie wartości  130 250 UU w roku pierwszym oraz 150 250 UU w roku jest wynikiem bardzo wysokim. Podobnie prosimy o wskazanie podstawy szacunku UU z SEO na poziomie 76 500 w R1 i 99 500 w R2.
przejma prośba o wskazanie podstaw do oszacowania wskazanych zasięgów.

Liczby podane jako rezultat odwiedzin strony kampanii należy rozpatrywać w obu latach rozłącznie.

Ta wysoka ilość jest wynikiem bardzo wysokiej inwestycji w pozycjonowanie strony: 76 850 EURO.

Ze względu na wysokie nakłady przeznaczone na kreację i rozpowszechnienie strony www zależy nam, aby informacje na niej zamieszczone dotarły do maksymalnej liczby konsumentów – tylko wówczas inwestycja w przygotowanie strony ma sens.

Linki do strony powinny być wykorzystywane także przez współpracujących influencerów oraz w kampanii zasięgowej w internecie, co także będzie generowało ruch na stronie.

Zaplanowane rezultaty zostały oszacowane przez agencję specjalizującą się w nowych mediach i w kontekście wysokich nakładów promocyjnych wydają się być całkowicie uzasadnione.

PYTANIE NR 1 OFERENTA z dnia 19.02.2019.

W par 6 pkt 1 umowy wskazano, że „rozliczenie umowy odbywa się w okresach … („zwanych dalej etapami”), z wyjątkiem pierwszego etapu (…). Jednocześnie w par 7 pkt 1 wskazano, że „Zleceniobiorca zobowiązuje się do dostarczenia Zleceniodawcy faktur za zrealizowane działania nie później niż w ciągu 14 dni przed zakończeniem danego etapu. Następnie zgodnie z par 7 pkt 3 wskazano, że Zleceniodawca będzie opłacał faktury w terminie 30 dni od wystawienia. Jednocześnie w SIWZ (str.4) mowa jest o wystawianiu faktur po zakończeniu każdego kwartału (3 miesięcy kalendarzowych).

 Na obecnym etapie obowiązujące są zapisy z SIWZ, w którym mowa jest:  „Wykonawca wystawiać będzie na rzecz Zamawiającego faktury VAT po zakończeniu każdego kwartału (3 miesięcy kalendarzowych) realizacji kampanii za działania prawidłowo wykonane we wskazanym okresie.”

Załącznik nr 5 do SIWZ – IPU jest projektem Istotnych postanowień umowy, który zawiera sformułowania oczekiwań co do zapisów umowy. Finalne warunki ustalone będą w ramach negocjacji z Wykonawcą.

PYTANIE NR 2 OFERENTA z dnia 19.02.2019.

W par 6 pkt 3 wskazano, że „Zleceniobiorca zobowiązany jest do przedkładania dokumentów dowodowych potwierdzających poniesione wydatki”. Rozumiemy, że do faktur wystawianych przez Wykonawcę należy załączyć kopie faktur kosztowych podwykonawców Wykonawcy ale już nie potwierdzenia płatności tych faktur. Prosimy o potwierdzenie.

Tak potwierdzamy, że „Zleceniobiorca zobowiązany jest do przedkładania dokumentów dowodowych potwierdzających poniesione wydatki”, o których szerzej mowa jest w przytoczonym paragrafie. W przypadku, gdy Wykonawca zleci wykonanie części lub całości działań podwykonawcy, także przedstawiać kopie faktur/ rachunków wystawionych przez podwykonawcę na Wykonawcę.

Potwierdzenie płatności faktur wystawionych przez podwykonawców nie muszą być przedkładane na etapie rozliczenia,   jednakże proszę pamiętać, że zgodnie z zapisami paragrafu 8 pkt 2  IPU: „Zleceniodawca oraz Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa i Komisja Europejska mogą w każdej chwili przeprowadzić kontrole techniczne i księgowe postępu prac i realizacji działań. KOWR oraz Komisja Europejska lub Trybunał Obrachunkowy, mają również dostęp do ksiąg i innych dokumentów związanych z poniesionymi płatnościami w ramach umowy, od momentu jej podpisania przez pięć lat po dacie zapłaty ostatniej płatności w ramach Programu.”

Zgodnie z zapisami paragrafu 8 pkt. 1 IPU: „(…) Na wezwanie Zleceniodawcy, Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa, Komisji Europejskiej i Trybunału Obrachunkowego, Zleceniobiorca zobowiązany jest udostępnić wszelkie informacje i dokumenty niezbędne do weryfikacji wykonania przyjętych zobowiązań, w tym wszelkie faktury VAT otrzymane od Konsorcjantów, (jeżeli dotyczy) i wszystkich podwykonawców, wystawione w ramach realizacji Programu (…)”.

PYTANIE NR 3 OFERENTA z dnia 19.02.2019.

Prosimy o informację czy ofertę wykonawca powinien złożyć w kwotach brutto w EUR (jak w formularzu ofertowym) czy w PLN?

Oferent powinien przedłożyć ofertę w walucie programu tzn. w kwocie brutto w EUR.

PYTANIE NR 4 OFERENTA z dnia 19.02.2019.

Jeżeli Wykonawca ma złożyć ofertę w kwocie w EUR to prosimy o informację czy faktury mają być również wystawiane w EUR, czy też w PLN. Jeżeli w PLN to prosimy o informację na jakich zasadach dokonywane będzie przeliczenie kwot w EUR na PLN.

Faktury wystawiane będą przez Wykonawcę najprawdopodobniej w PLN. Warunki/zasady  uzgadniane będą w trybie indywidualnych rozmów z Wykonawcą.

Jednakże przy fakturowaniu w PLN, po stronie Wykonawcy jest oszacowanie budżetu w taki sposób, by nie przekroczył on w żadnym wypadku wskazanej w SIWZ całkowitej kwoty budżetu brutto w EURO.

Realizacja projektu i rozliczanie zgodne będą z zapisami:

– Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1144/2014 z dnia 22 października 2014 r.

w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych wdrażanych na rynku wewnętrznym i w państwach trzecich oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 3/2008 (Dz.Urz.UE L 317 z 4.11.2014, str. 56);

– Rozporządzenia Delegowanego Komisji (UE) 2015/1829 z dnia 23 kwietnia 2015 r. uzupełniającego rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1144/2014 w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych wdrażanych na rynku wewnętrznym
i w państwach trzecich (Dz.Urz.UE L 266 z 13.10.2015, str. 3);

– Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) 2015/1831 z dnia 7 października 2015 r. ustanawiającego zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1144/2014 w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych wdrażanych na rynku wewnętrznym i w państwach trzecich (Dz.Urz.UE L 266 z 13.10.2015, str.14).

PYTANIE NR  5 OFERENTA z dnia 19.02.2019.

 Zgodnie z SIWZ wartość budżetu podana jest w kwocie brutto. Podatek od wartości VAT będzie jak zostało napisane „podlegał zwrotowi w ramach Programu”. Prosimy o informację na jakich zasadach ten podatek będzie zwracany oraz czy i jeżeli tak w jaki sposób ma to wpływ na opłacanie faktur Wykonawcy, które będą zawierać podatek VAT.

Organizacja wdrażająca wystawia faktury VAT w kwotach brutto.  Faktury Organizacji Wdrażającej wystawione  w kwotach brutto opłacane będą  przez Zamawiającego.

Kwestia VAT’u poruszona jest w Rozporządzeniu Delegowanym Komisji (UE) 2015/1829 z  dnia  23  kwietnia  2015  r. uzupełniającym  rozporządzenie  Parlamentu  Europejskiego  i  Rady  (UE)  nr  1144/2014  w  sprawie działań  informacyjnych  i  promocyjnych  dotyczących  produktów  rolnych  na  rynku  wewnętrznym i  w  państwach  trzecich.

Artykuł 4

„Koszty  programów  prostych  kwalifikujące  się  do  finansowania  przez  Unię”

(…)

pkt.2

„W  zaproszeniu  do  składania  wniosków,  o  którym  mowa  w  art.  8  ust.  2  rozporządzenia  (UE)  nr  1144/2014, określa  się  kategorie  kosztów  uznawanych  za  kwalifikujące  się  do  finansowania  przez  Unię.

Jednak następujące kategorie kosztów są kwalifikowane:

(…)

ppk. d)   podatek  od  wartości  dodanej  („VAT”),  jeżeli  nie  istnieje  możliwość  jego  odzyskania  na  podstawie  prawodawstwa krajowego  dotyczącego  VAT  i  jeżeli  jest  płacony  przez  beneficjentów  innych  niż  osoby  nieuważane  za  podatników zgodnie  z  definicją  podaną  w  art.  13  ust.  1  akapit  pierwszy  dyrektywy  Rady  2006/112/WE  ( e)  1 )”.

PYTANIE NR 6 OFERENTA z dnia 19.02.2019.

W SWIZ Zamawiający wskazał na str 6, że Oferent

– posiada zdolność i zobowiązuje się do ewentualnego udzielenia zabezpieczenia wniosku Zamawiającego do KOWR o wypłatę zaliczki w kwocie do 210 000,00 EUR. Zamawiający zakłada możliwość ewentualnego wykorzystania wskazanego zabezpieczenia zaliczki jako jedną z alternatywnych form zabezpieczenia wniosku o wypłatę zaliczki, co oznacza, że Zamawiający może, ale nie musi wykorzystać zabezpieczenie Wykonawcy jako zabezpieczenie zaliczki.

Prosimy o wyjaśnienie jak ten zapis należy rozumieć w kontekście zapisu ze str 16

Warunkiem zawarcia umowy jest wniesienie przez wybranego w drodze postępowania przetargowego Oferenta zabezpieczenia należytego wykonania umowy w formie weksla na kwotę w EURO, stanowiącą 20% wkładu UE (70%) od całości budżetu programu równej 1 500 000,00 EURO. Zabezpieczenie należy wnieść w terminie 7 dni roboczych od wezwania przez Zamawiającego (…)

Rozumiemy, że KRD-IG oczekuje, że wykonawca złoży jeden weksel na kwotę 210 000 EUR (str 16) i będzie to zabezpieczenie należytego wykonania umowy, a warunki wykorzystania tego weksla określi finalna treść umowy pomiędzy Wykonawcą a KRD-IG. Proszę o wyjaśnienie.

Pierwszy przypadek (w kwocie do 210 000,00 EUR ) to zastąpienie gwarancji bankowej przy ubieganiu się przez Zamawiającego o zaliczkę z UE (opcjonalny). Zabezpieczenie musi być wystawione na Zamawiającego. W przypadku wnioskowania o wypłatę zaliczki Zamawiający może poprosić o wniesienie zabezpieczenia równego wysokości wnioskowanej kwoty, w terminie do 30 dnia od dnia podpisania umowy.

Drugi przypadek (wniesienie przez wybranego w drodze postępowania przetargowego Oferenta zabezpieczenia należytego wykonania umowy w formie weksla na kwotę w EURO, stanowiącą 20% wkładu UE (70%) od całości budżetu programu równej 1 500 000,00 EURO) to zabezpieczenie prawidłowego wykonania umowy – obligatoryjne. Zabezpieczenie należy wnieść w terminie 7 dni roboczych od wezwania przez Zamawiającego. Zabezpieczenie winno być dostępne dla Zamawiającego przed podpisaniem umowy.

Wobec powyższego,  są to 2 odrębne warunki.